O Processo de implantação de um sistema passará por varias etapas
Acompanha abaixo todas que devem ser seguidas para facilitar o processo
Processo de Implantação de um Sistema
Sabemos que a implementação de um sistema — seja em empresas que ainda não utilizam uma solução ou naquelas que buscam substituir o sistema atual por diferentes motivos — é um processo desafiador. Em alguns casos, a implantação pode ser simples; no entanto, na maioria das situações, envolve um alto grau de complexidade e exige planejamento cuidadoso.
A seguir, apresentamos as 8 etapas fundamentais para garantir uma implantação bem-sucedida.
1) Primeiro contato
Agendamento de data e horário para a reunião inicial, com o objetivo de apresentar o sistema e compreender melhor a empresa, suas operações e necessidades específicas.
2) Reunião de demonstração
Nesta primeira visita, nosso objetivo é compreender em profundidade a realidade da empresa — identificando seus desafios, necessidades e possíveis falhas nos processos atuais. Além disso, apresentamos soluções adequadas, seja para a contratação de um novo sistema, seja para a implementação do primeiro sistema de gestão.
3) Avaliação
Após a reunião inicial, realizamos uma pré-análise técnica que abrange aspectos como hardware, infraestrutura de rede e práticas administrativas. O objetivo é identificar eventuais necessidades de conversão de dados e ajustes nas rotinas específicas da empresa. Nesta fase, interagimos com todos os setores, buscando levantar falhas, gargalos operacionais e necessidades gerais para garantir uma implantação alinhada à realidade do negócio.
4) Fechamento e contrato
Se tudo estiver conforme o esperado e nossa solução atender plenamente às necessidades do cliente, iniciamos a etapa de avaliação financeira. Nesse momento, são definidos o número de licenças, os módulos necessários, a quantidade de usuários e toda a estrutura do sistema para os diferentes setores da empresa. Após a aprovação da proposta, damos início à fase de fechamento, que inclui a assinatura do contrato.
5) O Início
Com os aspectos financeiros definidos e todos os detalhes alinhados, agendamos o início do processo de implantação, que envolve a migração e conversão da base de dados, além da instalação do sistema. Esta fase é crucial e exige a participação ativa do cliente, da área responsável e do contador, especialmente para garantir o correto ajuste das configurações tributárias. Embora possa levar alguns dias, nosso compromisso é viabilizar a emissão de Notas Fiscais já no primeiro dia, de forma simples e sem interrupções no faturamento.
6) Parametrizações
Será necessário um período dedicado à parametrização do sistema, ajustando configurações específicas para cada setor e perfil de usuário. Essa etapa é uma das mais críticas do processo, pois qualquer erro de configuração pode gerar impactos significativos no futuro.
7) Treinamento
Após a conclusão da parametrização, os ajustes nas licenças de usuários, configurações fiscais e tributárias, e demais definições técnicas, iniciamos o treinamento inicial dos usuários — com foco especial na pessoa responsável pela emissão das notas fiscais. Na sequência, será agendado o suporte personalizado para todos os envolvidos no processo, incluindo os proprietários da empresa, caso desejem participar.
8) Primeira nota
Com todos os preparativos concluídos, emitiremos a primeira nota fiscal. Esse processo será realizado em conjunto com o setor responsável e o contador da empresa, a fim de validar e garantir que todas as configurações estejam corretas — especialmente as tributárias. Após essa validação, o sistema estará apto para dar continuidade à emissão regular de notas fiscais de vendas.
A partir desse ponto, daremos início a etapas fundamentais para o funcionamento completo da operação, incluindo áreas como financeiro, plano de contas, integração bancária, emissão de boletos, PDV, pedidos, compras, entre outras funcionalidades essenciais.
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